当社の10年ビジョンの中に、「一人ひとりにAI秘書がつく」というものがあります。
確かに、AI秘書って聞くと、なんだかすごいけどフワッとしてて、どんな風に役立つのか想像しにくい、けどなんかいいよねが感想。
プラス「人に任せるって、本当に大丈夫なの？最後まで自分で確認したい気持ち、めっちゃわかる！」という属人的な部分もあります。
この記事では秘書の仕事内容から、AI秘書が中小企業にもたらす可能性、そして人に任せるための心の準備まで、一緒に見ていきます。
目次
秘書の仕事って、実はこんなに幅広い！
「秘書」と聞くと、社長の隣で電話を取ったり、スケジュール管理をしているイメージがありませんか？
もちろんそれも大事な仕事の一つですが、実はもっと素敵な役割を担っているんです。
例えるなら、会社の「縁の下の力持ち」！
例えば…
- スケジュール管理のエキスパート
- 社長や役員の忙しいスケジュールを把握し、会議や出張の手配、アポイントメントの調整を行います。「いつどこで何があるか」をしっかり管理してくれるので、ダブルブッキングなんてありえません！
- コミュニケーションの要
- 電話やメールの対応はもちろん、来客の対応、社内外の関係者との連携など、スムーズなコミュニケーションをサポートします。「顔」として、会社の印象を良くする役割も担っています。
- 資料作成のお助けマン
- 会議資料の作成、議事録の作成、プレゼンテーション資料の準備など、事務作業をサポートします。「こんな資料があったら助かるな」を先回りしてくれることも！
- 出張の手配もお任せ！
- 航空券や新幹線の手配、ホテルの予約など、出張に関する煩雑な手続きを代行してくれます。「どこに泊まろう？」「どうやって行こう？」なんて悩む必要なし！
- ちょっとした雑務も引き受けてくれる
- 郵便物の処理、備品の発注など、細々とした業務もサポートしてくれます。「あれ、誰がやるんだっけ？」を解決してくれます。
秘書がいることで、自分のコア業務に集中できる時間が増えるんです。
AI秘書が社員一人一人についたら…どんな未来が待ってる？
もし社員一人一人にAI秘書がついたら…それはもう、働き方が 効果的に変わるかもしれません！
想像してみてください…
- スケジュール管理が超スムーズに！
- 個人のスケジュールはもちろん、チームや部署のスケジュール調整もAIが自動でやってくれる。会議の日程調整で何度も連絡を取り合う…なんて無駄な時間はなくなります。
- 情報収集・整理もお手の物！
- 必要な情報をAIが素早く集めてきて、わかりやすく整理してくれる。調べ物に時間を取られることが減り、考える時間が増えます。
- タスク管理もバッチリ！
- 抱えているタスクをAIが管理し、優先順位をつけてリマインドしてくれる。「あれ、何からやろう？」と迷うこともなくなります。
- コミュニケーションも円滑に！
- メールの作成をサポートしたり、会議の議事録を自動で作成したり。言葉の壁を越えて、多言語でのコミュニケーションをサポートしてくれるかもしれません。
- ルーチンワークから解放！
- 定型的な事務作業はAIにお任せ。人間はより創造的な仕事に集中できるようになります。
つまり、AI秘書は「もう一人の優秀なアシスタント」として、
社員一人一人の生産性を爆上げしてくれる可能性があるんです！
人に任せるって怖い？AI秘書を「相棒」にするための心の準備
「人に任せるのは不安…やっぱり自分で最後まで確認したい」
その気持ち、すごくよくわかります。
特に、これまで自己流でやってきた人にとっては、なおさらですよね。
でも、考えてみてください。
もしAI秘書があなたの仕事をサポートしてくれるなら、あなたはもっと戦略的なこと、もっとワクワクする仕事に時間を使えるようになるはずです。
人に任せる、そしてAI秘書を「相棒」にするためのステップ
- まずは「お願いしてみる」ことから
- 最初は小さなタスクからでOK。「この資料の整理、お願いできるかな？」「〇〇について調べておいてくれる？」と、AI秘書に頼んでみましょう。どんなアウトプットが出てくるか、まずは見てみることが大切です。
- AI秘書の得意なこと、苦手なことを知る
- 使っていくうちに、「これは得意だな」「これはちょっと苦手かも」ということが見えてくるはずです。AI秘書の特性を理解することで、より効果的に活用できます。
- 「丸投げ」ではなく「連携」を意識する
- AI秘書はあくまであなたの「アシスタント」です。最終的な判断はあなたが行う必要があります。指示を出すときは具体的に、そして必要な情報はきちんと共有しましょう。
- 「手放す勇気」を持つ
- 最初は気になるかもしれませんが、AI秘書が出してきたアウトプットを信頼してみることも大切です。もちろん、最終確認は必要ですが、自分だけしかできないということから手放す勇気を持つことで、あなたはより生産的な時間を手に入れられます。
- 成功体験を積み重ねる
- AI秘書に仕事を任せて「助かった！」「思ったより良い仕上がりだ！」という成功体験を積み重ねることで、「人に任せること」「AIを信頼すること」への抵抗感が धीरे-धीरे 薄れていくはずです。
AI秘書は生産性爆上げの中小企業の強い味方！
秘書の仕事は、スケジュール管理から事務作業、コミュニケーションのサポートまで、多岐にわたります。もしあなたの会社にAI秘書が一人一人につく未来が来たら、社員の生産性向上、業務効率化、そして新しいことへの挑戦など、様々なポジティブな変化が期待できます。
最初は「人に任せるのは不安…」と感じるかもしれませんが、AI秘書を一度使ってみて、その便利さを実感してみてください。きっと、あなたのビジネスを大きく前進させる強力なパートナーになってくれますよ！
さあ、未来の働き方を少しずつ取り入れて、あなたの会社をもっと強く、もっと 革新的にしていきましょう！
参考資料
- 中小企業庁：中小企業における AI・IoT 等の活用事例集
- 総務省：情報通信白書（AIに関する記述）