え、まだ就業規則ちゃんと伝わってない？ AIで爆速FAQ作成術！

「うちの会社の就業規則、ちゃんと社員に伝わってるかな…？」
「就業規則は文字が多いのと難しいのでとにかく読みにくい・・」
「社内配布の手帳や、経営指針書に掲載しているけど見られているのか。」
「そもそも自分もほとんどひらけていない・・」

こういう形で多いのではないでしょうか？

もう大丈夫！ GoogleのAIツール、NotebookLMを使えば、そんな悩みを吹き飛ばす、わかりやすいFAQを爆速で作れちゃうんです！

AIを設定すれば音声で概要を説明することも可能

設定から10分で作成した当社の就業規則のポッドキャストをまずは聞いてみてください。

　※10分でつくるポッドキャストの作り方は記事の後半で掲載しています。

AIの発達で、零細企業に爆発的な速度で進化がはじまっています。

AI難しいかも、と考えているあなた。
それめちゃめちゃ古い。
未だかつてないほどAIを簡単に活用できる時代が来ています。

なぜFAQが就業規則の理解に役立つのか？

そもそも、なぜFAQを作ることが就業規則の理解につながるのでしょうか？

それは、社員が疑問に思った時に、すぐに、わかりやすい言葉で答えを見つけられるからです。

• 疑問解消のスピードUPと浸透度の促進:
  わからないことがあったら、すぐにFAQで自己解決できるため、社員さんにとって会社ルールの不明瞭な部分が減っていき、就業規則を身近なものにします。
• 理解度の向上:
  難しい条文も、具体的な質問と回答形式になることで理解しやすくなります。

NotebookLMでFAQを作る３つのステップ

それでは、実際にNotebookLMを使ってFAQを作成する手順を見ていきましょう。

ステップ１：NotebookLMに就業規則を読み込ませる

まず、NotebookLMを開いてあなたの会社の就業規則を読み込ませます。PDFやWordなどのファイル形式に対応しています。

①NotebookLMを開き、「新しいノートブック」を作成します。

②「ソースを追加」をクリックし、就業規則のファイルを選択してアップロードします。

③NotebookLMが自動で内容を解析します。チャットウィンドウに概要が現れれば解析完了です。

ステップ２：NotebookLMにチャットで質問をしてみる

就業規則の読み込みが終わったら、さっそくNotebookLMのチャット欄に質問をしてみましょう。自然な言葉で大丈夫です。

当社の作成した就業規則NotebookLMの事例

• 「有給休暇は何日前までに申請する必要がありますか？」

• 「育児休業は最長でどれくらい取得できますか？」

• 「遅刻した場合、給与はどうなりますか？」

• 「慶弔休暇はどのような場合に取得できますか？」

画像のようにNotebookLMは、読み込んだ就業規則の内容に基づいて、これらの質問に対して的確な回答を生成してくれます。

回答までの時間はわずか2-5秒程度。めちゃめちゃ早いです。

ステップ３：生成されたNotebookLMを社内で共有する

NotebookLMが生成してくれた回答は、様々な方法で社内に共有することができます。

①NotebookLMの共有機能を利用して、他のチームメンバーと共同で編集・管理することができます。

②完成したFAQは、NotebookLMの共有リンクを発行して社内チャットツールやメールで共有したり、社内Wikiやポータルサイトに埋め込んだりすることで、社員がいつでもアクセスできるようにします。

NotebookLMは音声で就業規則深掘りポッドキャストも作成可能

なんと、音声コンテンツであるポッドキャストの作成もできるんです。
　※2025年5月6日時点では、試験運用中の機能となっています。

社員が耳で聴いて理解を深めるためのポッドキャストを制作できます。文章で読むよりも音声にする方が入ってきやすいこともあります。アメリカ大統領選ではポッドキャストが見直されるなど、今耳から情報を入れることが注目されています。

やり方は至って簡単、画像の「音声概要」の中にある「詳細の会話->生成」を押すだけで、数分で作成可能です。

NotebookLMの深掘りは、良い点だけでなく、時に規則の厳しさや社員にとって不利な側面も公平に抽出する可能性があるため、生成された音声は聞いて確認することをお勧めします。

事例：作成した当社の就業規則を深掘りしたポッドキャスト

これ非常にお勧めです。まとめてもらっているのでわかりやすい。

※時短になりますので、再生速度を1.2-1.5倍で聞くのがお勧めです。

都合よく会社の見え方を気にして文章を作ったりすることもあるかもしれませんので、音声でフラットにまとめてもらえるのは助かりますね。

これを元に社員さんと議論をしていくのも、より良い社内環境づくりの前進につながりそうです。

NotebookLMの他の機能も活用してみよう

NotebookLMは、単に条文をそのまま引っ張ってくるだけでなく、以下のような、より深い理解を助ける回答も生成できます。

• 学習ガイド: NotebookLMがドキュメントの内容に基づいて生成した学習ガイドを表示します。
• ブリーフィング・ドキュメント: ドキュメントの要約や重要なポイントをまとめたブリーフィング・ドキュメントを表示します。
• よくある質問 -> FAQの自動生成: ドキュメントの内容に基づいて、よくありそうな質問とその回答をNotebookLMが生成して表示します
• タイムライン: ドキュメント内の日付や出来事を時系列に表示します。
• 要約: 長い就業規則の特定の項目について、「この部分を3行で要約してください」と指示することもできます。

まとめ：NotebookLMで、伝わる就業規則へ！

NotebookLMを使えば、これまで時間と手間がかかっていた就業規則のFAQ作成が、驚くほど簡単になります。社員が疑問をすぐに解決できるようになることで、就業規則の理解が深まり、社内全体の意識向上にもつながるはずです。

ぜひ一度、NotebookLMを試して、あなたの会社でも「伝わる就業規則」を実現してみてください！