はじめに
「プロジェクトメンバー20人にカレンダーとスプレッドシートを共有したいけど、一人ひとりのメールアドレスを入力して権限設定するのは面倒くさい…」
そう感じていませんか？しかも、メンバーの入れ替わりがあるたびに設定し直すなんて、時間の無駄ですよね。
結論、その悩みは「Googleグループ」を使えば一発で解決します。
20人のアカウントを「1つのグループ」としてまとめることで、共有設定はそのグループアドレス1つに行うだけで完了します。
この記事では、無料のGoogleアカウント（Gmail）でも使えるこの方法を、ステップ形式で分かりやすく解説します。
Q. 無料のGoogleアカウントでも使えるの？
A. はい、使えます！
Googleグループは、企業向けの有料プラン（Google Workspace）だけでなく、個人の無料Googleアカウント（@gmail.com）でも作成・利用が可能です。
- 作成費用: 無料
- 必要なもの: Googleアカウントのみ
- アドレス: 「○○@googlegroups.com」という形式のアドレスが無料で発行されます。
会社のアカウントではない、個人の集まりやサークル、自治会、PTAなどでも問題なく利用できるので安心してください。
なぜGoogleグループなのか？
通常、スプレッドシートやカレンダーの共有は、相手のメールアドレスを個別に指定して行います。
しかし、人数が20名ともなると以下の問題が発生します。
- 手間: 20回アドレスを入力し、権限を設定する必要がある。
- 管理ミス: 誰を追加して、誰を削除したか分からなくなる。
Googleグループを作成すると、メーリングリスト用の「グループアドレス」が発行されます。
この「グループアドレス」に対してカレンダーやファイルを共有することで、グループに含まれるメンバー全員に一瞬で権限が付与される仕組みです。
手順1：Googleグループを作成しメンバーを追加する
まずは、権限を付与したい20名をまとめる「グループ」を作ります。
- GoogleグループにアクセスPCで Googleグループ（マイグループ） にアクセスし、左上の「グループを作成」をクリックします。
- グループ情報の入力
- グループ名: 分かりやすい名前（例：〇〇プロジェクト共有用）
- グループのメールアドレス: これが共有時に使うアドレスになります（末尾は @googlegroups.com）。
- プライバシー設定（重要）
【重要！！】関係者以外に見られないよう、以下のように設定することをお勧めします。- グループを検索できるユーザー: 「グループのメンバー」
- グループに参加できるユーザー: 「招待されたユーザーのみ」
- メンバーの追加作成後、「メンバーを管理」画面から、共有したい20名のGoogleアカウント（メールアドレス）を登録します。「メンバーを直接追加」機能を使えば、相手の承認作業なしで登録できます。
注意点
無料アカウントの場合、1日に追加できるメンバー数などに制限がある場合があります（スパム対策のため）。エラーが出る場合は「招待」機能を使って相手に参加してもらうか、日を分けて追加してください。
手順2：スプレッドシートを一括共有する
グループができたら、実際にファイルを共有しましょう。20人分のアドレスを入れる必要はもうありません。
- 共有したいスプレッドシートを開く。
- 右上の「共有」ボタンをクリック。
- 入力欄に、先ほど作成した「Googleグループのメールアドレス」を入力。
- 権限を「編集者」にして「送信」をクリック。
これだけで、グループに入っている20名全員がスプレッドシートを編集できるようになります。
手順3：Googleカレンダーを一括共有する
カレンダーも同様に、グループアドレスを使って共有します。
- PCでGoogleカレンダーを開く。
- 共有したいカレンダーの右側の「︙（オーバーフローメニュー）」から「設定と共有」をクリック。
- 「特定のユーザーまたはグループとの共有」セクションまでスクロールし、「ユーザーやグループを追加」をクリック。
- 「Googleグループのメールアドレス」を入力。
- 権限を「予定の変更」（編集権限が必要な場合）に設定して送信。
これで、20名全員のカレンダーに、この共有カレンダーが表示され、編集も可能になります。
補足：共有だけじゃない！Googleグループの活用術
Googleグループは「権限管理」以外にも便利な機能があります。
一斉メール送信（メーリングリスト）
グループのアドレス（○○@googlegroups.com）にメールを1通送るだけで、登録メンバー20人全員にメールが届きます。
「スプレッドシート更新しました！」などの連絡も一瞬で済みます。
過去のメール・やり取りの保存（アーカイブ）
グループの設定で「会話履歴」をオンにしておけば、途中から参加したメンバーも、過去のメールのやり取りをWeb上で遡って確認できます。引き継ぎの手間が省けます。
まとめ：管理の手間をゼロにしよう
Googleグループを活用すれば、以下のメリットがあります。
- 無料アカウントでも利用可能。
- 共有作業は1回だけ: グループアドレスを入力するだけで完了。
- メンテナンスが楽: メンバーが抜けた時は、Googleグループから削除するだけ。自動的にファイルやカレンダーの閲覧・編集権限も剥奪されます。
「組織外の人」や「特定のアカウント」が混在していても、Googleアカウントさえ持っていればこの方法は有効です。ぜひ今日からGoogleグループを作成して、面倒な管理作業から解放されましょう！
参考資料・出典について
本記事は、Google公式のヘルプページを元に作成しています。
引用・参照元
- Google グループ ヘルプ: グループを作成する
- 引用箇所：グループの作成手順、無料版（個人アカウント）での利用可否の前提
- URL: https://support.google.com/groups/answer/2464926?hl=ja
- Google ドライブ ヘルプ: Google ドライブのファイルやフォルダを共有する
- 引用箇所：グループとの共有方法
- URL: https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=ja
- Google カレンダー ヘルプ: カレンダーを共有する
- 引用箇所：特定のユーザー（グループ）との共有設定手順
- URL: https://support.google.com/calendar/answer/37082?hl=ja
