Googleの電子署名機能は、Google ドキュメントやGoogle ドライブから直接行えるので、普段からGoogle Workspaceを使っている方には特におすすめです。
目次
ステップ１：Google ドキュメントで署名する書類を作成・開く
まずは、署名が必要な書類をGoogle ドキュメントで作成するか、Google ドライブにアップロードして開きます。
ステップ２：電子署名のリクエストを送る
- Google ドキュメントを開いた状態で、画面上部のメニューバーから「ファイル」をクリックします。
- 「電子署名」にカーソルを合わせると、「電子署名をリクエスト」というオプションが表示されるので、それをクリックします。
ステップ３：署名者と署名フィールドを設定する
- 署名が必要な人のメールアドレスを入力します。 複数人への署名リクエストも可能です。
- 署名フィールドを書類のどこに配置するか設定します。 氏名、日付、署名欄など、必要な情報をドラッグ＆ドロップで配置できます。
ステップ４：署名リクエストを送信する
設定が完了したら、「リクエストを送信」ボタンをクリックします。署名者にはメールで署名リクエストが届きます。
ステップ５：署名者はメールから署名する
①署名者は届いたメール内のリンクをクリックします。
②Google ドキュメントが開くと、署名フィールドが表示されますので、画面の指示に従って署名します。
③署名が完了したら、「署名を完了」ボタンをクリックします。
ステップ６：完了したら署名データと履歴を受け取る
これだけで電子署名が完了です！驚くほど簡単ですよね。
電子署名ってどれくらい便利なの？
- 時間とコストの削減:
印刷、郵送、スキャンなどの手間とコストが一切不要になります。 - どこでも署名可能:
インターネット環境があれば、場所を選ばずに署名ができます。急な出張先でも、自宅からでも対応可能です。 - セキュリティの向上:
電子署名は改ざん防止技術が組み込まれており、書類の真正性を確保できます。Googleのセキュリティ基盤の上で動作するので安心です。 - 書類管理の効率化:
署名済みの書類はGoogle ドライブに自動で保存されるので、書類の紛失リスクが減り、管理が格段に楽になります。
まとめ
Google Workspaceの電子署名機能は、複雑な設定なしで誰でも簡単に利用できます。書類のやり取りを効率化し、時間とコストを節約できるだけでなく、セキュリティ面でも安心です。まだ使ったことがないという方は、ぜひこの機会に試してみてください！きっとその便利さに驚くはずです。
参考資料
- Google Workspace の電子署名: https://workspace.google.com/intl/ja/resources/esignature/