「経費精算のやり方は？」終わらない社内問い合わせの悩み
「経費精算のやり方は？」「就業規則のここを教えて」といった社内からの定型的な質問に、総務担当者が毎日時間を奪われていませんか？
本来集中すべき業務があるにもかかわらず、社員からの問い合わせ対応に追われてしまうのは、多くの企業が抱える課題です。
この記事では、Googleが提供するAIツール「NotebookLM」を活用して、総務部門の問い合わせ対応を劇的に効率化する方法をご紹介します。
NotebookLMとは？社内資料に特化したAIアシスタント
NotebookLMは、一般的な生成AIとは異なり、ユーザーがアップロードした資料だけを情報源として回答を生成することに特化したAIリサーチアシスタントです。
一般的な生成AIはインターネット上の幅広い情報を基に回答するため、自社のローカルなルールは把握していません。しかし、NotebookLMを使えば、自社のPDFやWordドキュメントなどの社内マニュアルを読み込ませるだけで、「自社専用のAIアシスタント」を簡単に構築することができます。
【成功事例】部署専用のAIアシスタント導入で総務の負担を大幅削減
実際に、定型的な質問に悩まされていた総務部門において、以下のような解決策を実行し、大きな成果を上げています。
社内マニュアルの読み込み：就業規則や経費精算の手順書など、既存の社内マニュアル（PDFやWordなど）をNotebookLMにアップロード。
部署専用AIの構築：アップロードした資料だけを根拠に回答する「総務部専用のAIアシスタント」を社員向けに公開。
誤答リスクの低減：外部の不確かな情報を参照せず、社内資料のみに基づき回答するため、AI特有の「もっともらしい嘘（ハルシネーション）」が少なく正確な案内が可能に。
結果として、社員はまずAIアシスタントに質問するようになり、総務への直接の問い合わせ件数を大幅に削減することに成功しました。
NotebookLMを社内FAQとして活用するステップ
NotebookLMを社内FAQとして導入する手順は非常にシンプルです。
- 資料の準備：FAQ化したい社内規定、業務マニュアル、経費精算のガイドなどのファイルを用意します。
- ノートブックの作成：NotebookLMを開き、新しいノートブックを作成して資料をアップロードします。
- プロンプト（指示）の調整とテスト：「有給休暇の申請方法を教えて」など、実際によくある質問を入力し、正しく回答されるか確認します。
- 社内への共有：完成したノートブックを対象の社員に共有し、利用を促します。
※注意：NotebookLMを社内で共有するにはGoogleWorkspaceが必要です。個別のアカウントでは共有できません。
特別なプログラミングの知識は不要で、一般的なWebツールの操作ができればすぐに始めることができます。
まとめ
日々の定型的な社内問い合わせは、NotebookLMを活用した「部署専用のAIアシスタント」を導入することで大幅に効率化できます。
社内資料のみを根拠にするため正確性が高く、安心して社員に展開できるのが最大の魅力です。総務の負担を軽減し、より付加価値の高い業務に集中するために、ぜひNotebookLMの導入を検討してみてください。
